廣汽商貿(mào)：一套系統(tǒng)支撐112家下屬企業(yè)高效辦公

11月18日，“新組織、新能力、新場(chǎng)景”2022藍(lán)凌用戶(hù)大會(huì)盛大召開(kāi)。會(huì)上，廣汽商貿(mào)信息管理部部長(zhǎng)劉海成受邀分享廣汽商貿(mào)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型實(shí)踐，引發(fā)廣泛關(guān)注。本文整理出相關(guān)演講內(nèi)容，以饗讀者。

“三化兩擎一中心”實(shí)施，推進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略

首先向大家簡(jiǎn)要介紹一下廣汽商貿(mào)。廣汽商貿(mào)有限公司成立于2000年3月，是由廣汽集團(tuán)全資設(shè)立的、以汽車(chē)商貿(mào)服務(wù)為主業(yè)的大型國(guó)有企業(yè)(集團(tuán))。

廣汽商貿(mào)是廣汽集團(tuán)商貿(mào)服務(wù)領(lǐng)域主力軍，主要業(yè)務(wù)包括汽車(chē)銷(xiāo)售與后市場(chǎng)服務(wù)、物流服務(wù)、配套服務(wù)、環(huán)保與再生資源、租賃服務(wù)、國(guó)際業(yè)務(wù)六大業(yè)務(wù)領(lǐng)域，提供覆蓋汽車(chē)全產(chǎn)業(yè)鏈的價(jià)值服務(wù)，在全國(guó)擁有132家品牌店(含授權(quán)在建)，網(wǎng)點(diǎn)遍布全國(guó)21個(gè)省份47個(gè)(地級(jí)以上)城市。

下面向大家介紹廣汽商貿(mào)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的規(guī)劃。隨著廣汽集團(tuán)發(fā)布1615戰(zhàn)略以及數(shù)字化加速器GDA項(xiàng)目，商貿(mào)結(jié)合自身十四五戰(zhàn)略規(guī)劃，制定了數(shù)字化專(zhuān)項(xiàng)規(guī)劃，通過(guò)數(shù)字化轉(zhuǎn)型更好地聚焦主業(yè)、服務(wù)主業(yè)、為主業(yè)賦能。

在十三五期間，廣汽商貿(mào)已經(jīng)完成了對(duì)各類(lèi)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的搭建。我們圍繞著企業(yè)的信息化和標(biāo)準(zhǔn)化展開(kāi)，以提升邊際效益為主要目標(biāo)，包括企業(yè)的信息化建設(shè)、IT系統(tǒng)投入和開(kāi)發(fā)、企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)打通、流程標(biāo)準(zhǔn)化以及內(nèi)部管控和量化KPI等。

在十四五期間，廣汽商貿(mào)將完成數(shù)字商貿(mào)2.0和數(shù)字商貿(mào)3.0的建設(shè)，通過(guò)強(qiáng)管控、大共享、深挖掘、重運(yùn)營(yíng)四大舉措，依托數(shù)字化技術(shù)實(shí)現(xiàn)管理變革，賦能業(yè)務(wù)發(fā)展，積極推動(dòng)廣汽商貿(mào)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。通過(guò)“三化兩擎一中心”的實(shí)施，推進(jìn)廣汽商貿(mào)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略，并孵化長(zhǎng)宏科技作為數(shù)字運(yùn)營(yíng)中心。

作為數(shù)字化運(yùn)營(yíng)中心，長(zhǎng)宏科技積極響應(yīng)廣汽集團(tuán)及廣汽商貿(mào)數(shù)字轉(zhuǎn)型的要求，同時(shí)立足服務(wù)廣汽商貿(mào)，為商貿(mào)各下屬企業(yè)提供全方位的數(shù)字運(yùn)營(yíng)服務(wù)。目前，長(zhǎng)宏主要的三大核心業(yè)務(wù)有：財(cái)務(wù)共享服務(wù)、業(yè)財(cái)一體化系統(tǒng)服務(wù)、數(shù)字營(yíng)銷(xiāo)服務(wù)。

由于商貿(mào)下屬投資企業(yè)大多以小微企業(yè)為主，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的二級(jí)人員負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用，因此廣汽商貿(mào)圍繞“管-建-用”三個(gè)環(huán)節(jié)為數(shù)字化項(xiàng)目提供保障，由長(zhǎng)宏科技公司提供數(shù)字運(yùn)營(yíng)服務(wù)。即：從源頭開(kāi)始管控，避免重復(fù)建設(shè);項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程中由廣汽商貿(mào)統(tǒng)籌形成解決方案后與投資企業(yè)共同推進(jìn);當(dāng)系統(tǒng)上線后，長(zhǎng)宏科技作為數(shù)字運(yùn)營(yíng)的載體，承接系統(tǒng)使用、培訓(xùn)、答疑及維護(hù)的工作，為廣汽商貿(mào)眾多下屬小微企業(yè)提供技術(shù)支持。

我們根據(jù)數(shù)字化項(xiàng)目的涵蓋范圍和屬性，將數(shù)字化分成個(gè)性化業(yè)務(wù)、通用業(yè)務(wù)、企業(yè)管理或常用服務(wù)三大類(lèi)，商貿(mào)本部實(shí)行分類(lèi)統(tǒng)籌和金融管理。

攜手藍(lán)凌構(gòu)建EDP系統(tǒng)，支撐112家下屬企業(yè)高效辦公

接下來(lái)介紹一下廣汽商貿(mào)EDP系統(tǒng)的建設(shè)情況。廣汽商貿(mào)企業(yè)數(shù)字化門(mén)戶(hù)(廣汽商貿(mào)Enterprise Digital Portal)，簡(jiǎn)稱(chēng)EDP，于2018年11月1日上線，是根據(jù)統(tǒng)一身份認(rèn)證、統(tǒng)一信息展示、統(tǒng)一工作入口、統(tǒng)一移動(dòng)辦公、統(tǒng)一應(yīng)用中心的設(shè)計(jì)要求，建設(shè)的統(tǒng)一工作平臺(tái)。

作為廣汽商貿(mào)及投資企業(yè)的辦公平臺(tái)，EDP搭建了三重一大、流程管理、公文管理、會(huì)議管理、電子簽章等豐富的功能模塊，以滿足日常的辦公需要;同時(shí)集成了各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了辦公系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的打通。

EDP系統(tǒng)整體規(guī)劃從2018年開(kāi)始，經(jīng)過(guò)多期建設(shè)已推廣至全國(guó)投資企業(yè)使用。同時(shí)，我們不斷優(yōu)化系統(tǒng)和功能的深化應(yīng)用，集成了流程效率分析、電子簽章、自動(dòng)化簽署、智能合同比對(duì)、智慧投資等功能，進(jìn)一步提升辦公效率，從傳統(tǒng)的線上辦公向數(shù)字智能化辦公轉(zhuǎn)變。

EDP系統(tǒng)按照一套系統(tǒng)，多企業(yè)復(fù)用的原則，在硬件與軟件上通用。各個(gè)企業(yè)之間組織數(shù)據(jù)、首頁(yè)都是獨(dú)立的，相互隔離不可見(jiàn)，既能實(shí)現(xiàn)總部對(duì)硬件、軟件的統(tǒng)一管理，也最大化程度滿足各個(gè)企業(yè)自身的靈活性和個(gè)性化的需要。

1、流程全程在線，審批效率提升90%

下面我分享一下EDP系統(tǒng)的一些功能。首先是EDP的推廣。前面也提到由于商貿(mào)的小企業(yè)居多，很多企業(yè)沒(méi)有使用辦公系統(tǒng)，所以經(jīng)過(guò)研究分析，采用統(tǒng)一建設(shè)推廣的方式，最符合雙方目前的現(xiàn)狀。通過(guò)商貿(mào)統(tǒng)籌建設(shè)，系統(tǒng)使用企業(yè)數(shù)量達(dá)到112家，注冊(cè)用戶(hù)數(shù)7500個(gè)，已超過(guò)百萬(wàn)條流程，既提高了辦公效率，滿足總部?jī)?nèi)審內(nèi)控的要求，又發(fā)揮了總部管控的優(yōu)勢(shì)，降低系統(tǒng)的建設(shè)成本。目前已推廣上線的企業(yè)，其日常審批資料、產(chǎn)業(yè)通知下達(dá)等工作已全部實(shí)現(xiàn)線上化和移動(dòng)化，審批效率明顯提高，審批效率提升90%，每天審批單量提升100%。

2、落實(shí)三重一大制度，建設(shè)三重一大決策&監(jiān)察系統(tǒng)

三重一大決策監(jiān)察系統(tǒng)是國(guó)有企業(yè)的特色，廣汽商貿(mào)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)三重一大議題管理、決策會(huì)議管理、監(jiān)察過(guò)程管理等全在線化，實(shí)現(xiàn)投資企業(yè)與廣汽商貿(mào)本部、廣汽商貿(mào)與廣汽集團(tuán)打通，實(shí)現(xiàn)信息實(shí)時(shí)同步，其中：

●議題管理：對(duì)于議題的審批全過(guò)程進(jìn)行管理、所有議題的狀態(tài)、每個(gè)環(huán)節(jié)需要處理哪些事務(wù)等進(jìn)行全面跟蹤管理;

●會(huì)議管理：打通審批流程與會(huì)議管理，開(kāi)會(huì)前領(lǐng)導(dǎo)審批、與會(huì)人員情況、缺席情況、投票結(jié)果、表決情況等信息記錄，并將相關(guān)信息回寫(xiě)至議題中;

●監(jiān)察管理：自動(dòng)流轉(zhuǎn)到監(jiān)察部門(mén)，按要求同步至集團(tuán)。實(shí)現(xiàn)同步預(yù)警，通過(guò)待辦、短信等方式及時(shí)通知監(jiān)察人員與相關(guān)經(jīng)辦人。

3、合同全周期在線管理，業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)高效、合規(guī)

對(duì)于合同這塊，實(shí)現(xiàn)了從采購(gòu)供應(yīng)商的管理、合同審批、合同執(zhí)行、合同付款各個(gè)環(huán)節(jié)全生命周期的跟蹤管理。各個(gè)環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)監(jiān)控，根據(jù)內(nèi)審內(nèi)控的要求設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流。

不僅如此，我們還通過(guò)信息化技術(shù)的手段，實(shí)現(xiàn)合同各個(gè)版本的在線智能比對(duì)，一鍵查看各個(gè)合同版本的區(qū)別，自動(dòng)生成比對(duì)報(bào)告、智能審核/糾錯(cuò)、修改過(guò)程跟蹤等，減少審批核稿的時(shí)間，提高合同審核效率。

4、流程效率分析，改善低效環(huán)節(jié)

關(guān)于審核效率的優(yōu)化方面，搭建流程效率分析平臺(tái)，對(duì)現(xiàn)有的流程數(shù)據(jù)采集和處理，從組織、部門(mén)、人員、業(yè)務(wù)等多方面進(jìn)行分析展示流程數(shù)據(jù)，找出低效環(huán)節(jié)并加以改善，洞察干部審批負(fù)荷量，協(xié)助授權(quán)。

5、電子簽章，降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)

在印章管理方面，由于商貿(mào)投資企業(yè)分布在全國(guó)各地，以往印章由各個(gè)投資企業(yè)自行管理，給生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)帶來(lái)一定的風(fēng)險(xiǎn)。因此，通過(guò)與電子簽章平臺(tái)、業(yè)財(cái)一體化系統(tǒng)進(jìn)行集成，將電子合同、電子簽章應(yīng)用到汽車(chē)銷(xiāo)售的業(yè)務(wù)中 ，在試乘試駕、銷(xiāo)售合同的簽署、訂金和尾款的收取、委托提車(chē)、交車(chē)、放行等業(yè)務(wù)場(chǎng)景中使用電子合同、電子簽章，形成銷(xiāo)售業(yè)務(wù)全過(guò)程閉環(huán)管理。

除此以外，電子簽章還應(yīng)用在日常辦公流程如發(fā)文審批和其他需蓋章的證明文件使用中，打通審批與用印環(huán)節(jié)，形成閉環(huán)，線上全跟蹤。

6、多角色門(mén)戶(hù)，滿足個(gè)性化辦公需求

在用戶(hù)體驗(yàn)方面，按領(lǐng)導(dǎo)、部長(zhǎng)、員工的角色展示不同的內(nèi)容，優(yōu)化主題樣式風(fēng)格，把經(jīng)營(yíng)、人事、財(cái)務(wù)等數(shù)據(jù)以圖形和報(bào)表的方式展現(xiàn)在門(mén)戶(hù)首頁(yè)，打造“一站式”工作和信息門(mén)戶(hù)。

數(shù)字化轉(zhuǎn)型成功推進(jìn)，這四點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)可供借鑒

最后簡(jiǎn)單對(duì)廣汽商貿(mào)近年來(lái)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型做一個(gè)簡(jiǎn)單總結(jié)。經(jīng)過(guò)全員努力，近年來(lái)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型取得了一定的成果，并獲得了業(yè)界的肯定和嘉獎(jiǎng)。同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了在軟件著作權(quán)、信息安全等級(jí)保護(hù)等方面零的突破。

關(guān)于數(shù)字化轉(zhuǎn)型的經(jīng)驗(yàn)分享，我也總結(jié)了四個(gè)方面：

首先，項(xiàng)目作為一把手工程，從高層開(kāi)始推動(dòng)，只有公司經(jīng)營(yíng)管理層認(rèn)識(shí)到數(shù)字化的重要性，才能推動(dòng)整個(gè)公司的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。不單單是領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，還要領(lǐng)導(dǎo)帶頭，深度參與。

其次，數(shù)字化轉(zhuǎn)型建設(shè)三分靠建設(shè)，七分靠運(yùn)營(yíng)，我們常說(shuō)數(shù)字化的項(xiàng)目建設(shè)好之后不是結(jié)束，而是開(kāi)始，運(yùn)營(yíng)也重中之重。

再者，數(shù)字化的項(xiàng)目需要業(yè)務(wù)和IT雙輪驅(qū)動(dòng)，技術(shù)服務(wù)業(yè)務(wù)，只有業(yè)務(wù)部門(mén)深度參與，才能搭建出可用、好用、符合實(shí)際的系統(tǒng)。

最后還要挖掘應(yīng)用場(chǎng)景，通過(guò)科技賦能，打破局限。

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